Qu'est-ce qu'un acheteur ?

Un acheteur, c'est quoi ?

Un marchand de tapis, un négociateur tout terrain (cost killer pour les intimes), un harceleur de fournisseur ? Voici une liste non exhaustive de la mauvaise réputation que peuvent avoir les acheteurs.

Nous allons essayer de répondre à cette question épineuse : Qu’est-ce qu’un acheteur ? Ou encore « quelle est la différence entre un bon et un mauvais acheteur ? »

« Le mauvais acheteur, c’est le gars qui achète et dès qu’il voit une offre il négocie, sans réfléchir ». Ça vous parle ? Mais oui, nous en sommes sûrs !

Plus sérieusement, c’est une question complexe puisqu’il existe autant de définition qu’il y a d’acheteurs. Ne donner qu’une définition serait clairement réducteur. C’est pour cela qu’aujourd’hui, nous avons décidé d’en partager plusieurs avec vous.

 

Les outils indispensables d'un Acheteur

L’Acheteur : Gestionnaire de risques

Si les achats représentent plus de 50% du chiffre d’affaires dans de nombreuses sociétés (et on va même facilement jusqu'à 60 ou 70%, voire plus, dans certains secteurs), on réalise déjà avec un seul chiffre que la valeur créée dans l’entreprise vient de l’extérieur. On comprend alors aisément qu’il faut maîtriser tous les risques inhérents à des facteurs externes, qui ne sont apparemment pas sous le contrôle de l’entreprise.

L’acheteur, point d’entrée entre l’entreprise et la Supply Chain, se doit donc d’assurer ce rôle de gestionnaire des risques externes en utilisant les outils mis à sa disposition (la matrice de Farmer par exemple) pour élaborer une démarche aboutie de mise sous contrôle des risques.

L’acheteur agit-il aussi sur la gestion des risques internes ? Et bien oui, et son rôle est primordial pour assurer que l’organisation dont il dépend interagit de manière contrôlée sur la Supply Chain. Par exemple, il doit assurer que :

• La logistique entretient une bonne qualité de son expression de besoin et de gestion des stocks pour ne pas répercuter des pics de demandes sur les fournisseurs,
• Les services qualités obtiennent dans les temps les informations nécessaires à la qualification du produit ou du service acheté afin de ne pas créer des perturbations dans le processus d’achat,
• La R&D exprime le juste besoin de manière majoritairement fonctionnelle et minoritairement technique pour ne pas créer des situations de dépendances. Le risque est d’autant plus grand que la dépendance technique vis-à-vis d’un fournisseur l’est,
• La finance paye les fournisseurs selon les termes contractuels

Et pour cela il utilise les mêmes outils que pour les facteurs de risques externes. Découvrir notre formation en Gestion des Risques Achat

L’acheteur est donc au cœur de la mise sous contrôle des risques inhérents à la Supply Chain Amont et à l’organisation interne qui agit sur elle.

L’acheteur : Créateur de valeur

Nous sommes tous d’accord pour dire que la fonction achats est souvent cantonnée au rang de « fonction support ». Nous trouvons cela vraiment réducteur… Il faut le crier haut et fort « la fonction achats est une fonction STRATÉGIQUE ». Comme nous nous l'enseignons dans cette formation : Stratégie Achat

Et l’acheteur dans tout cela ? Pas de panique, nous y venons. Quel est son rôle ? Quand nous posons cette question, de nombreuses réponses apparaissent comme :

• Analyser le besoin ;
• Définir et déployer une stratégie Achat ;
• Sélectionner un fournisseur ;
• Négocier ;
• Gérer les risques ;
• Communiquer en interne et en externe ;
• Casser les pieds des autres services.

Tout ceci n’est pas tout à fait faux, mais on oublie le rôle principal de l’acheteur : c’est tout simplement d’acheter. Il y a, à notre sens, 3 façons d’acheter :

• Acheter moins cher ;
• Acheter moins ;
• Acheter mieux.

Mais seul « acheter mieux », va vous permettre de créer de la valeur.

Alors pour faire très simple, un bon acheteur est un acheteur qui achète mieux. Il va déjà communiquer avec la direction sur l’importance des achats, il va acheter en respectant l’environnement, mais surtout, il va acheter « long terme » : j’achète aujourd’hui mais je pense à mes achats de demain.

Quelle est sa force ? Clairement sa connaissance de son marché fournisseur. Il est capable de trouver des solutions grâce à sa plus grande ressource : ses fournisseurs partenaires.

La liste est longue, mais si un jour, vous entendez la phrase suivante : « Mince l’acheteur n’est pas là pour la réunion de lancement, on va la reporter », alors dites-vous que nous aurons réussi à prouver notre valeur ajoutée !

L’acheteur : Manager des ressources externes

On achète auprès de tiers extérieurs, les éléments que nous ne pouvons ou ne voulons réaliser en interne. Au fond, il n’y a pas de différences si fondamentales entre gérer des ressources internes et externes.

D’ailleurs la tendance actuelle amène les organisations à confier de plus en plus de fonctions à des tiers (externalisation) plutôt que les gérer en interne. On passe donc pour une même fonction d’une gestion interne (pilotée par un service de l’organisation avec les RH en support) à une gestion externe (pilotée par les acheteurs).
Cependant, on n’a pas la même vision de la façon de le gérer en interne ou externe.

Management des Stratégies d'Achat

Exemples :

• Le facteur financier : pour le recrutement d’un candidat, rares sont les services RH à recruter le candidat qui a les prétentions salariales les plus basses. Le facteur financier ne va rentrer qu’en ligne de compte uniquement si le candidat a des attentes supérieures au prix du marché. En externe, malheureusement le critère « coût » est encore trop prépondérant et les services décisionnaires sont trop peu réceptifs au prix marché.
• L’accompagnement : En interne, si une personne n’atteint pas ses objectifs avant d’en arriver à une logique de sanction, on va chercher les causes et proposer un accompagnement à la personne. En externe, cette logique n’est pas la plus courante, on va souvent demander des comptes à l’acheteur en cas de dysfonctionnements avec le fournisseur (en précisant bien que c’est « le fournisseur de l’acheteur ») en l’invitant à entrer dans une logique répressive (tout de suite mettre des pénalités) au lieu de rechercher les causes du dysfonctionnement… Cela va avoir des conséquences néfastes sur la relation fournisseur… Et si nous allons à l’encontre de leur logique répressive, nous passons pour un « traitre » qui défend « son » fournisseur au détriment des intérêts de son organisation…

En partageant cette définition avec l’ensemble des parties prenantes de l’organisation, en considérant que la gestion des ressources internes est aussi importante que la gestion des ressources externes, nous permettons à l’acheteur de créer toutes les conditions pour que les partenaires tiers de l’organisation deviennent des contributeurs au développement du business de notre organisation.

Pour terminer, on peut aussi évoquer la gestion des talents et la capacité de l’organisation à les placer dans les meilleures conditions afin qu’ils puissent libérer toute leur créativité… Un parallèle avec le rôle de l’acheteur et sa capacité à animer l’innovation amont avec son réseau de fournisseurs partenaires peut aussi être réalisé… Mais cela nécessiterait un post à part entière tellement il y a à dire sur le rôle de l’acheteur et de l’innovation amont… Soyez patient, on va l’écrire !

Bilan

Avec ces définitions, nous avons essayé de couvrir un maximum de points. Et d’ailleurs, nous sommes persuadés que vous vous êtes reconnus.

Nous avons oublié des points ? Vous ne vous reconnaissez pas ? Ou tout simplement, vous avez une autre définition à partager ? Alors lâchez-vous dans les commentaires, car en achats, il n’y a pas de mauvaise réponse !

Quentin Mirablon - Olivier Monin - Ronan Hascoët

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