Comment et pourquoi mener une audition ? C'est une question que nous entendons souvent lors de nos formations auprès des acheteurs publics.
L'audition a pour vocation d'obtenir des précisions sur l'offre transmise par les soumissionnaires, elle doit être prévue dans le règlement de consultation. Cela implique donc de bien envisager en amont la nécessité de cette audition. En effet, cette activité mobilise des ressources internes et externes et nous ne pouvons pas nous permettre d'en réaliser une vingtaine pour des marchés peu complexes et peu onéreux.
De plus, une réponse récente de la direction des affaires juridiques autorise la notation des auditions en MAPA uniquement, à condition bien évidemment d’avoir prévu un critère adapté dans le RC.
Alors pourquoi "ajouter" une nouvelle activité à un processus Achat déjà lourd ?
Simplement parce que choisir une offre uniquement sur des documents papiers donc "figés" ne nous permet pas de faire un choix éclairé. L’Achat n'est pas qu'un métier analytique, la dimension humaine doit être prise en compte. Lors de l'audition, nous pouvons obtenir plusieurs informations difficilement évaluables sur "papier". En voici quelques-unes :
- Quel est le niveau de compréhension de nos besoins et de nos spécifications par le prestataire ? - certains sont experts pour rédiger des offres types, très passe partout...
- Quel est leur niveau de professionnalisme ? - Savent-ils répondre rapidement et de façon pertinente à vos questions techniques ?
- Etes-vous un client important pour eux ? - En fonction de "l'équipe" présente en soutenance et de leur niveau de préparation, vous pourrez déjà vous forger une idée : Ont-ils des moyens pour obtenir votre marché ?
- Leur niveau de flexibilité/réactivité - En fonction de l'équipe et des rôles de chacun, vous aurez une idée précise de l'organisation qui va être déployée pour gérer votre marché...Avez-vous un interlocuteur unique qui a un pouvoir de décision important ou alors doit-il, à chaque fois, se référer à supérieur hiérarchique. En fonction de qui répond à vos questions et du temps de parole de chacun, vous pourrez là aussi obtenir de précieuses informations qui pourront impacter la vie de votre marché. Il y a souvent un écart entre l'organigramme "officiel" et le réel...
Il est indispensable de bien dissocier audition et négociation, la tentation de basculer en négociation est forte. D'une part parce qu'en réalisant les auditions les unes à la suite des autres, nous pouvons comparer les propositions des différents soumissionnaires et d'autre part, parce que les non acheteurs présents lors de l'audition ne sont pas toujours sensibilisés à cette nécessité de dissociation. Cela est d'autant plus vrai que la frontière est souvent ténue entre une demande de clarification et une négociation. C'est la raison pour laquelle, il nous semble indispensable de fixer avant l’audition, les rôles au sein de l’équipe interne, les questions à poser....Mais aussi, la posture à adopter.
En effet, nous considérons l'audition comme l'antichambre de la négociation. Elle constitue une occasion en or d'obtenir des informations sur l'offre de la partie adverse pour préparer votre future négociation.
Voici quelques informations pertinentes que l'on peut demander en audition et qui sont très pertinentes pour préparer une négociation :
- Décomposition des prix : part matière, transport...décomposition en coût variables, coûts fixes...
- Capacité à respecter leurs engagements : si un soumissionnaire vous indique pouvoir vous garantir un délai, cela lui sera compliqué lors de la négociation de refuser vos demandes de pénalité en cas de non-respect de ce délai.
L'audition est aussi une occasion unique pour les prestataires d'évaluer votre degré de préférence de leur offre. C'est la raison pour laquelle il primordial de vous préparer en tant qu'équipe afin de délivrer le moins d'informations possibles, pouvant indiquer votre préférence pour leur offre. En effet, comment obtenir le maximum de concession de la part de votre interlocuteur si vous avez déjà envoyé lors de l'audition des signaux indiquant votre préférence pour leur proposition.
Il est important dès de soigner notre communication verbale et non verbale afin de ne rien laisser transparaître concernant le positionnement de leur offre.
Voici nos quelques recommandations utiles à suivre, qu'en pensez-vous ?
Avez-vous d'autres conseils à partager pour mener une audition ?
Ronan Hascoët & Thomas Pollet Rouyer
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